会社の代表者様が受章したら・・・

 このページは、会社の相談役・会長・社長等の代表者(または代表者だった方)の受章について、お伝えいたします。

会社の現代表取締役または前・元代表取締役の方は、その広範なお付き合いもあり、以下のような特徴があります。

・件数が多い。

・ご祝意をいただいた連絡先の情報が個人と異なり、気を遣う。(情報が古い、担当者が異動している・・・等)

・電話、手紙、メール、来社してご挨拶等も多く、把握するのに苦労する。

・お金、祝電の添え物、お花以外の種類が多い。中には金額が判別できないものも・・・

・本社、支店、ご自宅と、届く場所が複数あり、集約するのが大変。

・個人として、法人の代表として等、同じ人物から幾つも祝電やお祝いが届く。

・1つの会社から複数の人からいただき、どうやって返すのか迷う場合がある。

・得意先、仕入先、同業社、出入業者、金融機関、保険屋等、返さなくていい慣例になっている会社等が混ざっていて、一概に判断ができない。

・個人として返すのか、会社として返すのか、判別が付きにくい場合がある。

・経費で落とせる/落とせない(個人で負担しなければならない)方法がわからない。
 

 

 比較的小規模な企業では、受章者自らが弊社の担当者にご指示を下さって対処をされることが多いですが、中堅企業以上になると、総務の方や秘書さんからのお問い合わせが多くなっております。

 そういう場合、受章者様や現在の代表者様に確認しなければならないことが多く、1つの依頼をこなすのに幾つもの判断を仰がねばならないため、時間が掛かりがちです。

 そのため、法人様の場合は個人様より準備をしっかりしておく必要があります。弊社は、上記のような複雑なご祝意に、それぞれに相応しい対処方法をメリット/デメリットも示しながらご提案いたします。

昨年は、法人対応として以下の方とのお付き合いをさせていただきました。

・通信大手(wowwow・BS朝日・フジテレビ)

・大手不動産業(住友林業・住友不動産)

・地元TV局(テレビ埼玉)

・航空会社(ANA・JAL等)

・通信機器メーカー(docomo・AU)

・機械工具メーカー(東京都)

・建設会社(東京都・埼玉県・群馬県)

・造園会社(東京都・埼玉県)

・酒蔵、酒販店(埼玉県)

・食品メーカー(東京都・埼玉県・群馬県)

・衆議院議員、参議院議員、都県議会議員、区市町村議員で会社経営者(東京都・埼玉県・群馬県)

・知事、区市町村長で会社経営者(東京都・埼玉県・群馬県)

・法人会の会長(東京都・埼玉県・群馬県)

・保護司で会社社長(東京都・埼玉県・群馬県)

・医師会の会長(東京都・埼玉県・群馬県)

・生活衛生同業組合役員で店主(蕎麦・鮨・中華料理・喫茶・社交飲食・飲食業・理容・製麺・食鳥肉等)

・大手外食チェーン店(うどん・牛丼・牛たん・イタリアン等)

・消防設備メーカー(火災報知機・防災システム・噴霧器・消防車)

・食品衛生協会(東京都・埼玉県)

・商工会議所会頭で、サービス業の社長

・防犯協会役員(東京都・埼玉県・群馬県)

■伝達式・拝謁の手配

​ これについては、他の個人の方と違いはありません。

佩用金具は弊社で無料でご提供いたしますので、ご宿泊・施設利用をご検討・ご予約ください。

■額のご購入

 額の設置場所を予め決めておく必要がございます。また、複製を支社や応接室に置く等、お考えする事柄が幾つかございます。材質よりも額の色合いが設置場所の雰囲気に合うかどうかが重要です。弊社であれば、お打ち合わせの場所、または設置予定の会社・ご自宅等に実物の見本をお持ちいたしますので、ご検討の際はぜひお声がけ下さい。

■お礼状のご送付

 ご自宅、会社(本社または支社など)、協会事務局などに届いたご祝意のまとめ方とそれらへの対処方法、​リストの作成方法、ご挨拶状の発注指示方法などをお伝えいたします。直接ご担当者の方とお打ち合わせをすることをお勧めいたします。

 

①差出人情報を幾つかパターンを分けることができます。複数パターンに分けても、追加費用は掛かりません。

 ご受章者様のもとに集められたご祝意にご挨拶状をお送りする際、それぞれの差出人情報をご自宅、会社の本社、会社の支社、協会の事務局など、それぞれに対応したものにすることができます。

②法人の経費で落ちるような表記になるようアドバイス申し上げます。

 細かいことですが、お礼状の経費を会社でご負担いただけるようにアドバイスさせていただきます。もっとも、これはそれぞれの会社の経理担当者や税理士さんのご判断によるものも大きいため、弊社のアドバイスが必ずしもその通りになるわけではございませんのでご注意ください。

③どこ宛にお送りする方が良いかをアドバイス申し上げます。

 例えば、銀行や信用金庫の場合は、支店長が決済・申請をしてお祝いをお送りしますが、頭取・理事長の名前で送られてきます。そういう場合は、支店宛にするか、あえて頭取・理事長のお名前でお返事するか等の判断が必要になります。こういった同じ会社で複数の方からご祝意をいただいた際は、ご受章者様のご意見を踏まえ、できるだけその会社様の慣習に則るようにいたします。

④同封物についてアドバイスいたします。

 礼状のみの発送か、グループにわけて同封物を変えるか、どんな同封物にするか等をアドバイスいたします。実物を封入した見本をお持ちしますので、差し上げた方へどんなものがどのような状態で届くのかを、現物で確認できます。

 弊社で扱っているものは、以下の通りです。

 

・ルーペ付きしおり

・彫金しおり

・スプーン

・マルチクリーナー

・クオカード

⑤宛名書きの実物が確認できます。

 宛名書きを筆耕に依頼した場合、PC印字した場合を実物で比較できます。弊社では専用の作字ソフトウェアを独自開発したものを運用しておりますので、一般のPCでは表示できないような文字でも、問題なく印字できます。

■お返し

 最も受章者様が神経をつかうのが記念品選びです。

 弊社では、これまでの実績の中でよく使われたものとその理由はご提示できますが、基本的にはご受章者様のお考えを聞き、その想いを可能な限り叶う記念品をご提示申し上げております。

 また、いただいた品物を1つ1つお聞きし、それらを分類し、それに対応する記念品選びをご一緒にさせていただいております。既に候補として挙がっているものをお聞かせ願えれば、見本をお持ちいたしますので、実物を見て触って感じ取っていただけるよう心がけております。

■祝賀会

 記念品のご購入をしていただける方には、感謝として招待状の作成・発送、返信先事務局としての活動、発起人会の出席および司会進行、印刷物(パンフレット・席次表・席札・領収証・案内札など)の作成、祝賀会用品の物品貸出、袋詰め、当日のスナップ写真撮影、欠席者への個別配送まで、幅広くサポートさせていただきます。

■トラブルに強いサポートが自慢です

 万が一トラブルが発生した場合でも、地位密着型の専門店として、可能な限りサポートいたします。これは、遠隔地の販売店や情報提供のない物品販売のみを標榜としているカタログ通販店と決定的に異なる点です。例えば、令和元年秋の叙勲・褒章受章者の方で、新型コロナウイルスの影響で中止、延期になった際も、弊社でサポートさせていただいたお客様は、ご依頼即日に中止・延期ハガキを印刷・投函を済ませました。さらに、直前の中止であった際は、祝賀会予定の当日、会場に事務局として待機し、間違っていらっしゃったお客様に対応するところまで、責任持って対処いたしました。また、中止になった方、自粛した方がお世話になった方へ記念品を送る際も、弊社が100件以上の送り先へ個別配送させていただきました。

​このように、弊社は小さな会社ではありますが、きめ細やかな対応により、経営規模に関わらず実績を重ねております。どうぞ何かお困りごとの際には、お気軽にお問い合わせいただきますようお願い申し上げます。

はがき延期ご連絡状_S様.jpg

左上:延期にしたご案内ハガキ

右上:中止にした際に当日弊社が間違ってきた方に対応するために設けたスペース

​右下:個別発送の札と記念品

祝賀会中止の際の対応(浦和).JPG
祝賀会個別発送例.jpg